Pour financer un copieur ou une imprimante professionnelle, une entreprise a le choix entre quatre options : l'achat cash, la location simple, la location avec option d'achat (LOA), et le contrat au coût par copie. Le bon choix dépend surtout du volume d'impression et de sa régularité, plus que du budget disponible.

Les 4 options, en bref

La plupart des comparatifs disponibles opposent seulement achat, location et LOA. Il existe pourtant une 4e option, courante chez les loueurs bureautique mais rarement présentée comme un choix à part : le contrat au coût par copie, où l'entreprise ne paie pas un loyer fixe mais un prix par page imprimée, matériel et maintenance inclus.

Critère Achat cash Location simple LOA Coût par copie
Apport initial 100 % du prix 0-10 % 0-10 % 0 % (souvent)
Devenir propriétaire Immédiat Non Possible en fin de contrat Non
Maintenance incluse Rarement Souvent en option Souvent en option Presque toujours incluse
Facturation Prix fixe unique Loyer mensuel fixe Loyer mensuel fixe Variable selon le volume imprimé
Idéal si... Volume stable, trésorerie disponible Volume prévisible, priorité cash-flow Envie de racheter le matériel à terme Volume irrégulier ou difficile à anticiper

Dans quel cas le coût par copie devient le plus intéressant

Le coût par copie prend tout son sens quand le volume d'impression varie fortement d'un mois à l'autre — activité saisonnière, pics ponctuels, croissance d'effectif difficile à anticiper. Une entreprise qui imprime 2 000 pages un mois et 8 000 le mois suivant paie un loyer fixe surdimensionné la moitié du temps avec une location classique, alors qu'un contrat au coût par copie suit exactement l'usage réel.

À l'inverse, si le volume mensuel est stable et prévisible, un loyer fixe en location ou LOA est presque toujours moins coûteux au global qu'un tarif à la page, car le prix par copie intègre une marge de flexibilité que l'entreprise ne consomme jamais.

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Exemple chiffré

Pour un copieur A3 couleur avec un volume moyen de 3 000 pages/mois (80 % noir et blanc, 20 % couleur) :

  • Location simple (36 mois, maintenance en option) : environ 180 €/mois de loyer + maintenance/consommables séparés, soit un budget mensuel total de 230 à 260 €
  • Coût par copie : environ 0,006 €/page N&B et 0,05 €/page couleur, maintenance incluse → environ 174 €/mois pour ce même volume, mais ce montant fluctue si le volume change

Sur un volume stable, l'écart reste faible. L'intérêt du coût par copie apparaît surtout en cas de forte variabilité ou si l'entreprise veut supprimer le risque de mauvaise estimation du volume au moment de la signature.

Ce qu'il faut vérifier avant de vous engager

  • Le prix par page couleur est presque toujours 5 à 8 fois plus élevé que le noir et blanc : vérifiez la répartition réelle de votre impression
  • Un contrat au coût par copie prévoit généralement un seuil minimum de facturation mensuelle, même en cas de sous-utilisation
  • La maintenance incluse dans un contrat au coût par copie couvre rarement le remplacement en cas de panne majeure — à clarifier avant signature

FAQ

Le coût par copie inclut-il toujours la maintenance ?

Dans la grande majorité des contrats, oui — c'est l'argument commercial principal de cette formule. Mais l'étendue de la maintenance (pièces, déplacement, délai d'intervention) varie fortement d'un prestataire à l'autre ; c'est le point à négocier avant de signer.

Peut-on changer d'option en cours de contrat ?

Passer d'un contrat au coût par copie à une location classique (ou l'inverse) implique généralement de résilier le contrat en cours, ce qui peut entraîner des pénalités selon la durée restante. Le changement est plus simple à la date anniversaire ou en fin d'engagement.

Le coût par copie est-il plus cher qu'une location classique ?

Pas nécessairement — cela dépend entièrement de la régularité de votre volume d'impression. Sur un volume stable, la location classique est souvent moins chère ; sur un volume irrégulier, le coût par copie évite de payer pour une capacité non utilisée.